Externalizar la contabilidad con Odoo: tu contabilidad al día por menos de la mitad de lo que cuesta un contable en plantilla (y cuándo no te conviene)
Tener un contable en plantilla parece la opción segura: alguien en la oficina, a mano, que "lleva los números". Pero cuando haces la cuenta completa —sueldo, Seguridad Social, vacaciones, bajas, formación, el día que se va y se lleva todo el conocimiento— la foto cambia bastante.
En Zengestion llevamos años llevando la contabilidad de pymes que trabajan con Odoo. No como gestoría que recibe una caja de facturas cada trimestre, sino como departamento contable externo: dentro de tu Odoo, con un calendario semanal y con el objetivo de que tu contabilidad esté al día y cuente la verdad sobre tu empresa.
En esta guía te explicamos cuánto cuesta de verdad un contable interno, cómo funciona una contabilidad externalizada bien hecha, qué necesitamos de ti para que funcione… y también en qué casos no somos la mejor opción.
1. El coste real de un contable en plantilla
El sueldo es solo la parte visible. A la nómina de un contable con experiencia hay que sumarle la Seguridad Social a cargo de la empresa, el puesto de trabajo, el equipo, la licencia de usuario y la formación para estar al día de los cambios normativos. Y luego están los costes que no aparecen en la nómina:
- Vacaciones: 30 días naturales al año en los que, normalmente, la contabilidad se para o la cubre alguien que no la conoce.
- Bajas: en una baja por enfermedad común, la empresa paga la prestación del día 4 al 15 y sigue cotizando mientras dura. Y el trabajo se acumula.
- Dependencia de una persona: cuando el contable se va, se lleva el "cómo se hacían las cosas". El siguiente tarda meses en coger el ritmo.
- Soledad técnica: un contable solo en una pyme no tiene a quién preguntar cuando aparece un tema raro (una prorrata de IVA, una subvención, un leasing, un cierre con impuesto diferido).
La propuesta: podemos sustituir a tu contable interno por menos de la mitad de lo que te cuesta hoy. Tú recibes una factura mensual (gasto deducible y con IVA deducible): sin Seguridad Social, sin bajas, sin vacaciones que cubrir y sin depender de una sola persona.
2. Qué es (y qué no es) externalizar la contabilidad
Externalizar la contabilidad no es "mandar las facturas a la gestoría". La diferencia está en tres cosas:
| Gestoría tradicional | Contabilidad externalizada (nuestro modelo) | |
|---|---|---|
| Frecuencia | Trimestral, pensando en los impuestos | Semanal, pensando en la gestión |
| Dónde se trabaja | En su propio programa, lejos de tu día a día | En tu Odoo, con la información en tiempo casi real |
| Objetivo | Presentar los modelos a tiempo | Que la contabilidad esté al día y muestre la imagen real de la empresa |
| Qué recibes | Los modelos presentados | Contabilidad cerrada, conciliada y informes para decidir |
Por eso no conviene comparar precios con una gestoría trimestral: son servicios distintos. La comparación correcta es con lo que te cuesta tener a una persona en plantilla haciendo la contabilidad.
Somos economistas y conocemos las normas contables (el Plan General de Contabilidad no es un manual de uso de un programa, es un marco de criterio). Eso importa: no basta con que el asiento "entre" en Odoo, tiene que estar bien calificado, en la cuenta correcta y en el periodo correcto.
3. Nuestra prioridad: contabilidad al día y que cuente la verdad
Hay muchas contabilidades que cuadran y, aun así, no reflejan la realidad: bancos sin conciliar, cobros aplicados a la factura que no toca, gastos del año que se quedan fuera, amortizaciones sin registrar, saldos de clientes que nadie va a pagar. Ya hablamos de ello en nuestro artículo sobre cómo saber si tus números en Odoo son fiables.
Por eso nuestro trabajo tiene siempre dos exigencias, en este orden:
- Al día. Una contabilidad con tres meses de retraso sirve para Hacienda, no para gestionar.
- Imagen fiel. Los números tienen que parecerse a la empresa: si el balance dice que tienes 40.000 € de clientes pendientes, esos cobros tienen que existir.
4. Cómo trabajamos: el método semanal
Externalizar la contabilidad funciona si hay un proceso. Sin procedimiento, solo trasladas el desorden a otra oficina. Por eso lo primero que hacemos con un cliente nuevo es acordar qué información necesitamos, cómo nos llega y cuándo.
Lo que acordamos al empezar
- Cómo entran las facturas de proveedor en Odoo (buzón de correo, digitalización, portal).
- Qué bancos y tarjetas hay y cómo se sincronizan.
- Quién emite las facturas de venta y quién nos avisa de operaciones especiales (préstamos, compras de activos, subvenciones, operaciones con socios).
- Una persona de contacto en tu empresa para resolver dudas rápidas.
El calendario tipo
Organizamos qué tareas se hacen y cuándo, cada semana, para que nada se acumule:
| Cuándo | Qué hacemos |
|---|---|
| Cada semana | Registro y revisión de facturas de compra y venta · conciliación bancaria · seguimiento de cobros y pagos pendientes · lista de dudas para tu equipo |
| Cada mes | Cierre mensual: amortizaciones, periodificaciones, nóminas y seguros sociales, revisión de saldos · informe de gestión |
| Cada trimestre | Cuadre de libros de IVA y retenciones · preparación de la información para los modelos (o presentación, si también somos tu asesoría) |
| Cada año | Cierre contable, cuentas anuales, datos para el Impuesto sobre Sociedades y reunión de resultados |
La ventaja de este ritmo es muy simple: los problemas se detectan cuando son pequeños. Una factura que falta en la semana 2 se pide en la semana 3, no en el cierre del trimestre.
5. Más que registrar: informes de gestión y cuadros de mando con Odoo
Una contabilidad al día permite algo que muchas pymes no tienen: información fiable cada mes. Apoyándonos en Odoo preparamos:
- Cuenta de resultados mensual y acumulada, comparada con el año anterior o con el presupuesto.
- Márgenes por línea de negocio, proyecto o cuenta analítica.
- Tesorería: saldo actual, previsión de cobros y pagos, vencimientos.
- Antigüedad de saldos de clientes y proveedores.
- Cuadros de mando con los indicadores que de verdad usas para decidir.
No hace falta un departamento financiero para tener esta información. Hace falta que la base contable sea buena y que alguien la prepare con criterio.
6. Asesores y bancos: sabemos lo que piden y cómo entregarlo
Parte del trabajo contable es relacionarse con terceros. Nos entendemos con naturalidad con tu asesor fiscal o laboral, con el auditor si lo tienes, y con los bancos. Sabemos qué suele pedir cada uno —balances provisionales, detalle de deudas, pool bancario, aclaraciones de partidas, cierres a una fecha— y cómo entregarlo para que no vuelvan con más preguntas.
Si ya trabajas con un asesor fiscal y estás contento, no hace falta cambiarlo: nosotros le entregamos la contabilidad cerrada y ordenada, y él hace su trabajo con mejor información.
7. Cuándo externalizar la contabilidad NO te conviene
Preferimos decirlo claro: este modelo no funciona para todo el mundo.
- Si necesitas inmediatez constante. Si el gerente necesita que alguien emita una factura, prepare un pago o saque un dato "ahora mismo" varias veces al día, un contable externo con calendario semanal no es la solución. Ahí necesitas a alguien dentro.
- Si la información no llega. Si no hay forma de establecer un procedimiento (las facturas llegan cuando llegan, nadie responde las dudas), la contabilidad externa se atasca igual que la interna.
- Si el puesto es en realidad administrativo. Cuando el "contable" también atiende el teléfono, gestiona pedidos y hace recados, lo que necesitas es un administrativo, y quizá un apoyo contable externo para la parte técnica.
En esos casos, a menudo la mejor solución es mixta: una persona administrativa en la empresa para lo urgente y nosotros para la contabilidad, el cierre y los informes de gestión.
8. Autodiagnóstico: ¿encajas en este modelo?
Responde sí o no:
- ¿Tu contabilidad tiene más de un mes de retraso?
- ¿Tu coste contable interno supera los 2.500 € al mes?
- ¿Las vacaciones o una baja de tu contable paralizan la contabilidad?
- ¿Ya trabajas con Odoo o estás a punto de implantarlo?
- ¿Te cuesta obtener una cuenta de resultados fiable cada mes?
- ¿El banco o tu asesor te piden información que tardas días en preparar?
- ¿Tus necesidades del día a día pueden esperar a un ciclo semanal?
5 o más "sí": externalizar la contabilidad probablemente te ahorre dinero y te dé mejor información. 3–4: vale la pena hablarlo. Si la pregunta 7 es "no": piensa en un modelo mixto.
9. Preguntas frecuentes
¿Tengo que cambiar de programa?
No. Trabajamos dentro de tu Odoo, con tus usuarios y tus datos. Si aún no usas Odoo, te ayudamos a valorar si te conviene.
¿Cuánto se tarda en empezar?
Lo habitual es un primer mes de puesta al día y diseño del procedimiento; a partir de ahí entramos en el ritmo semanal.
¿Y si mi contabilidad está atrasada o desordenada?
Es un punto de partida muy frecuente. Empezamos con una revisión para saber dónde estamos y un plan para ponerla al día.